Электронный документооборот — прогрессивный шаг в делопроизводстве

Только в конце ХХ века стали предприниматься первые попытки перехода на «цивилизованный» уровень работы. В этот период начали возникать первые системы, которые работали с документами в электронном виде — СЭД. Для государственных учреждений, которые тонули в кипах бумажных документов, это стало настоящей спасительной соломинкой. Но переход этот сопряжен с некоторыми трудностями.

Преимущества использования программы

• контроль;
• разделение доступа;
• автоматизация отчетностей;
• расширенный поиск по разным атрибутам;

В самой СЭД осуществляется уверенный контроль над тем, как двигается и приводится в исполнение документ внутри организации. Здесь уже сложно будет упустить что-то из виду, ведь при регистрации в такой системе, каждая конкретная «бумага» будет храниться в ней строго положенное количество времени. Есть также четкая градация доступа к информации и к действиям, которые можно с ней совершать. В отличие от обычной грифованной системы бумажных документов, где защиту обеспечить крайне сложно? система электронного документооборота позволяет установить или ограничить для каждого сотрудника учреждения круг полномочий. Степень защиты может быть разной — от обычной до повышенной, на базе отпечатков пальцев или опознавания голоса, к примеру.

Движение документов автоматически отслеживается и формируется в отчетность, что позволяет снизить «имитацию продуктивной работы», которой нередко любят заниматься в учреждениях. Формируются такие отчеты системой исключительно на фактах: по числу готовых документов, учитывая усредненное время обработки и т. д. Система предлагает разные варианты создания запросов для точного и быстрого нахождения информации, что экономит рабочее время.

«Подводные камни» в использовании

При всем удобстве использования, система не в силах обязать сотрудников работать с ней. Человеческий фактор для многих нововведений нашей страны стал камнем преткновения, поэтому стоит проводить предварительную работу с сотрудниками во избежание такой ситуации. Кроме того, СЭД не может отслеживать правдивость информации, которую в нее вводят, поэтому данный фактор требует особого внимания.

Ряд этих и других проблем можно успешно решить с помощью организационной работы, создания и методичного следования верному регламенту пользования системой. В этом помогут специальные тренинги для сотрудников, разъясняющие принципы пользования программой.